Original

『残業時間減少!』生産性向上プロジェクト「google calender タイムマネジメント」をやってみた

こんにちは!ベーシックのちょるること鈴木諒です!
健康診断前夜にトンテキを食べてしまいました。

先日、弊社人事部長の新田が書いたこちらのブログをご覧になられましたでしょうか。

生産性を上げる働き方をしよう
http://hrblog.basicinc.jp/entry/2017/08/15/093739

今回用いた方法は、ある会社で実践して効果があった方法を聞き、ガッツリ真似をさせていただきました。具体的には、Googleカレンダーを利用し、「予定を隙間なく埋める」という方法です。当たり前と言えばそれまでなのですが、会社に来て仕事をしている以上、何かしらの仕事をしているはずです。それを全て可視化する取り組みになります。ポイントは以下の3点。

1日の行動を前日に決めて、入力する

「差し込み」の業務をしっかり把握する

1日の最後に、「予定」と「実績」の差を予実差として振り返る

今はこれを毎日繰り返していきます。

イメージはこんな感じ



今回はこのタイムマネジメント(以下、TM)をやってみて、僕の仕事にどのような効果が出たのかを書いていきます。先に伝えますが、これ、やってみたほうがいいですよ!

メリット3つ

残業時間が減った

会社の中でも残業時間が長い方だった僕(「長時間労働の猛者」って呼ばれたりしたことも。。。)はTM開始以前、カレンダーに予定を入れずにひたすら目の前の仕事をしていました(入れたとしてもそれを無視して仕事をしてしまうことも。。。)。

仕事をしているときは、指定された期日がない限り時間を気にせずにやってしまうことが多々。結果的に「え、もう17時かよ。」「うわもう定時やん。」と毎日のように言っていました。そして気がついたら21時、なんてこともありました。

先輩、浅野のブログでも僕が時間に追われているときの様子が少し書かれています(俺そんなに独り言多いんや・・・)。

”こなす”より”こだわる”方が結果近道!
http://hrblog.basicinc.jp/entry/2016/11/09/185833

ですが、このTM開始によって、残業時間が減りました。

要因は3つ

1)タスクを時間内に終わらせようとする意識が働く

このTM開始以降、カレンダーに予定を入れることで、この時間内にこのタスクを終わらせようという意識が働きました。この意識が働くと、自然と関係のないことを排除することができ、1つ1つのタスクが早く終わるようになりました。

2)次何をするのか迷わない

これまではタスクが終了した時に、「次何をやるのか」を考えて行動をすることが多く、それにより時間が削られてしまっていました。今は常にカレンダーを開いているので、迷わず、次々とタスクを行なっています。

3)会社全体で「定時に帰ろう」という雰囲気ができた

このTM開始により、「定時に帰ろう」という雰囲気が強くなったので、その影響もあって残業時間が減りました。みんな早く帰っていくのでちょっと焦ります。

計画的に物事を進めるようになった

これはカレンダー通り行うということとは異なり、プロジェクト単位の話です。

今までは、プロジェクトを進めながら、関係者とのミーティングを当日に設定するということもありました。ですが、今はその日の予定は埋まっている状態になっているので、(緊急でない限り)当日に入れるということが原則できません。

そのため、何日までに何を決めないといけなくて、そのために誰と何日までに話さないといけないのかを細かく考えるようになりました。

自分の癖を把握、対策ができるようになった

これが僕にとって最も大きいメリットです。

仕事をしている時に、ふとチャット・メッセージの通知を見ると反応して、そこに書いてある内容で別の仕事を思い出して、気がついたときには最初に行なっていた仕事を放置するということがありました。(Aをやっている途中でBに気がつき、Bが終わったときにAが中途半端であることに気がつく、最悪の場合気がつかないことも。。。。)

カレンダーに予定を入れていると、今やるべきことは明確で、もしそれ以外のことをしてしまっても、立ち戻ることができます。また、自分がチャットやメッセージに返信するという「別のことをやってしまった事実」を認識することでチャットの通知を消すなど、対策を打つことができます。

効果は絶大?インタビューしてみました

今年4月に入社した1年目の新卒、はっしーこと橋本にインタビューをしました。彼、帰るのが早いです。

ちょるる:はっしーはこのTMが始まってから帰る時間がかなり早くなったんじゃないかなと思っていますが、実際はどうだったんですか?

はっしー:7月(TM開始前)は残業時間が33.5時間でした。ですが、8月(TM開始後)は3時間でした。

ちょるる:30時間もの削減。。。どのようにすればそこまで減らすことができるんですか?

はっしー:このTMにはかなり意識的に取り組んでいました。具体的にやったことは、前日のうちに抱えているタスクを整理し、優先順位をつける、それを元に計画を立ててカレンダーに入れる。あとはその日仕事を始める前に「どのようにしたら効率よく作業をこなせるのか」を考えてそれを元に実行し続けるだけです。

大学受験のときに「この点数を取るためには何を勉強しなければいけないのか」を常に考えていたので、そのときに身についた逆算思考が活かされています。


ちょるる:残業時間が減ったこと以外に変化はありますか?

はっしー:とにかく無駄を省いて行動しよう、できるだけ効率よく行動しようという意識が強くなりました。今まではとにかく一生懸命働こうと考えていたのですが、今では時間は限られているので、いかに限られた時間の中で少しでも多くやることができるのかが大切という認識で働いています。

ちょるる:残業が減ったということは空いている時間が増えたと思うのですが、その時間をどんなことに使っていますか?

はっしー:今やっている副業のメディアの記事執筆、ジムでの筋トレ、外部のイベント、勉強会への参加など、自分を成長させるために時間を使っています。

ちょるる:最後に、このTMはどのような人におすすめですか?

はっしー多くの人におすすめだと思っています。時間管理、タスク管理は必須なので。ただ、毎日単一の作業を繰り返す人は必要ないのではと思っています。

生産性UP→自己投資の時間UP→さらに生産性UP

まだ開始して1ヶ月ですが、振り返るとやるメリットは大きいと感じています。自分の癖を把握して、対策を考えて実行できるので、生産性が上がっていくのを実感しています。

はっしーのように早く帰るようになると、自分の成長のために時間を投資するようになり、仕事のパフォーマンスが上がり、さらに生産性が上がって、創造的な仕事にも取り組めるようになっていくと思います。

皆さんもこの方法にチャレンジしてみてはいかがでしょうか?就職活動中にこの方法をやってみると、ESの提出や面接など、効率的に行動することができると思います。また、社会人になった時にスケジュール管理は必須になるので、その練習と思ってやってみるといいかもしれませんね。

最後になりますが、ベーシックではbasic barというオープンオフィスを行なっています。

https://recruit.basicinc.jp/events/basicbar

きっちりと仕事を終わらせた後の僕とお話ししましょう!

では今回はこのへんで、ほなほな!

 

鈴木諒(ちょるる)

鈴木諒(ちょるる)

高校生時代に競技ボウリングで世界大会へ出場/立命館大学経営学部国際経営学科/2016年4月に新卒としてベーシックへ入社/入社1ヶ月後に人事総務部に新卒採用担当として配属/全国各地で就活セミナーを行う

この内容で送信します。よろしいですか?